Les associations qui organisent des voyages ou des visites sont légion. Je ne parle pas ici des vraies entreprises commerciales qui font profession d’agence de voyage sous une étiquette vaguement associative.
Selon leur secteur d’activité et l’objet de leur association, de nombreux dirigeants bénévoles sont de véritables « voyagistes ». Je pense aux petites ONG, aux associations de jumelage, aux associations pour la pratique des langues étrangères, aux randonneurs (Pédestres, VTT) pour lesquelles les voyages et déplacements se rattachent clairement à l’objet associatif et aux moyens mis en oeuvre. On assiste également au développement d’un tourisme plus solidaire (ici un exemple d’agence de voyages solidaires), recherchant une relation équitable avec les pays de tourisme ou proposant des destinations alternatives.
Il faut compter également avec toutes les structures qui, à titre exceptionnel, proposent à leurs adhérents un voyage d’agrément ou de découverte. Je pense ici au clubs de seniors, aux réseaux d’”anciens” quelque chose, à de nombreuses associations sportives.
Les conditions réglementaires pour organiser des voyages associatifs sont rappelées dans notre Guide des Associations Loi 1901, aux Editions d’Organisation (p.156).
Il existe différents outils de gestion du projet “voyage” sur internet, par xemple, Triporama, facile à mettre en oeuvre et ultra-ludique.
Triporama permet de stocker et partager les informations relatives au voyage (transports, hébergement, activités), de recueillir l’avis des participants à propos de toutes questions (notamment une fonction intéressante de sondage sur les dates du voyage « date poll») et d’informer les participants de l’avancement du projet.
L’outil est gratuit, parfaitement interactif, convivial et ludique. Il permet de partager des URL et des informations relatives au voyage ; les informations peuvent être classées avec un système de tag et la communication est instaurée entre les participants par le biais d’une messagerie et d’un système de sondage par vote (le”date poll” permet de déterminer de manière consensuelle et transparente les dates du voyage). Pour ceux qui préparent leur voyage sur le Web, on peut intégrer un bouton de favoris sur son navigateur ; les sites visités sont ainsi enregistrés en favoris à la volée, c’est très pratique.
Lacune à combler cependant, il manque une gestion du budget du voyage et le calcul des participations individuelles. Je ne connais pas de projet de voyage où la question du budget ne soit pas rapidement posée par les participants ; à ce propos aussi il faut savoir être organisé et transparent. Rien dans Triporama. Pour ma part, j’ai été obligé de mettre en ligne une feuille de calcul partagée de Google pour calculer le budget et actualiser les participations individuelles en fonction des évolutions du projet. Pas très pratique,il faut un compte Google pour accéder à Spreadsheet ….
Signalons un produit un peu similaire est proposé par Yahoo ! : Yahoo Trip Planner